Analisa Perancangan Output dan Input

PERANCANGAN OUTPUT

Output adalah informasi yang dikirim kepada para pengguna

melalui sistem informasi dapat berupa hardcopy atau

softcopy, melalui intranet, ekstranet, atau world wide web.

Tujuan yang harus dicapai penganalis sistem saat merancang output:

1. Merancang ouput untuk tujuan tertentu

2. Membuat output bermanfaat bagi para pengguna

3. Mengirimi jumlah output yang tepat

4. Menyediakan distribusi output yang tepat

5. Menyediakan output yang tepat waktu

6. Memilih metode output yang paling efektif.

Type OUTPUT  : Output internal dan Output eksternal Internal Output (Output ke Dalam) Internal output digunakan untuk para pemilik dan pengguna sistem dalam sebuah   perusahaan. Output internal mendukung operasi bisnis sehari‐hari atau pengawasan manajemen dan pengambilan keputusan. Tiga jenis output internal adalah sebagai berikut: 1. Detailed   Report,   menyajikan   informasi   dengan   sedikit   atau   tanpa   dilakukan penyaringan atau pembatasan. Contoh : Daftar seluruh tagihan pelanggan. 2. Summary Report, berisi informasi dari manajer yang tidak perlu diperlihatkan keseluruhan  laporan  secara  detail. Contoh : Laporan   ringkasan   total   penjualan dalam hitungan bulanan dan grafik penjualan per‐tahun. 3. Exception   Report,   menyaring   data   sebelum   ditunjukkan   kepada   manajer sebagai  sebuah  informasi.Page | 5 Contoh : Laporan  persediaan barang yang hampir habis. External Output (Output ke Luar) External Output bersifat keluar organisasi. Output ini ditujukan kepada konsumen,   pemasok, mitra bisnis dan badan pemerintahan. Output external menyimpulkan dan melaporkan transaksi bisnis.   Contoh da ri ou tpu t ex te rnal ini an ta ra lain faktur, nota pembelian barang, jadwal kursus, tiket pesawat, tagihan telepon  dan lain sebagainya. 3. Turnaround Output Turnaround Output adalah output eksternal yang akhirnya masuk kembali kedalam sistem sebagai input.   Contoh da ri tu rna round ou t pu t adalah tagihan telepon dimana hasil pembayaran pelanggan akan kembali menjadi inputnya.

Langkah-langkah merancang atau menyiapkan prototipe laporan output berbasis layar:

1. Menentukan kebutuhan akan laporan tersebut.

2. Menentukan pengguna

3. Menentukan item-item data yang dimasukkan.

4. Mengestimasi ukuran laporan secara keseluruhan.

5. Judul laporan

6. Nomor halaman laporan

7. Memasukkan tanggal persiapan laporan

8. Memberi label setiap kolom data secara tepat.

9. Menentukan data-data variabel, menunjukkan pada layar apakah setiap spasi atau bidang digunakan untuk suatu karakter alfabet, numerik atau karakter khusus

10.Menunjukkan tempat baris-baris kosong yang digunakan untuk membantu mengatur organisasi.

11.Mengulas laporan-laporan prototipe dengan pengguna dan pemrogram agar layak, bermanfaat, mudah dibaca, mudah dipahami, memiliki penampilan yang estetis.

BENTUK LAPORAN 1.         Laporan Berbentuk Tabel a)        NOTICE REPORT Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan agar permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas, sehingga dapat langsung ditangani.      LAPORAN PENURUNAN PENJUALAN MENURUT JENIS BARANG BULAN DESEMBER 1987 Daerah Penjualan X Penurunan Yogyakarta 10,00 X Semarang 45,00 X Surakarta 12,50 X                                                Contoh. Notice Report b)        EQUIPOISED REPORT Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikan informasi yang berisi hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan keputusan. LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR YANG BARU DAERAH SLEMAN UNTUK TAHUN FISKAL 1989 Penjualan Jelek Baik Rp 1.000.000 Rp 1.750.000 Harga pokok penjualan Rp 600.000 Rp 1.050.000 Laba Kotor Rp 400.000 Rp 700.000 Biaya penjualan Rp 300.000 Rp 350.000 Biaya Administrasi Rp 125.000 Rp 150.000 Laba (Rugi) (Rp 25.000) Rp 200.000 Contoh. equipoised report c)        VARIANCE REPORT Laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini adalah : LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN BULAN DESEMBER 1987 Barang di Beli Unit di Beli Harga Sesungguhnya Harga Standar Selisih Harga Total Selisih IBM PC XT 10 1.200.000 1.050.000 150.000 1.500.000 R Monitor Color 8 415.000 365.000 50.000 400.000 R Hard Disk 30 MB 5 595.000 625.000 30.000 150.000 L                                Total 170.000 1.750.000 R Contoh. Variance report

d)       COMPARATIVE  REPORT

Isi laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya.

NERACA

31 DESEMBER 1988

(DALAM RIBUAN RUPIAH)

AKTIVA	31-12-1987	31-12-1988	Selisih
Aktiva lancar	45.000	75.000	30.000	66,67%
Aktiva Tetap	155.000	225.000	70.000	45,16%
Total Aktiva	200.000	300.000	100.000	50,00 %
PASIVA
Hutang Lancar	10.000	15.000	5.000	50,00 %
Hutang Jangka Panjang	37.500	30.000	(7.500)	(20,00%)
Modal Saham	130.000	200.000	70.000	53,85%
Latta ditahan	22.500	55.000	32.500	144,44%
Total Pasiva	200.000	300.000	100.000	50,00%

Contoh. Comparative  report

2.         Laporan Berbentuk Grafik

a)        Bagan Garis

Pada bagan garis (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu:

1.  Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik.

2.  Dapat menunjukkan beberapa titik.

3.  Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.

4.  Mudah dimengerti.

Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

1. Bila terlalu banyak garis atau kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak ruwet.

2.  Hanya terbatas pada 2 dimensi.

3.  Spasi dapat menyesatkan.

b)        Bagan Batang

Nilai-nilai data dalam bagan batang  (bar chart)  digambarkan dalam bentuk batang-batang vertikal ataupun batang-batang horisontal. Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut:

1.  Baik untuk perbandingan.

2.  Dapat menunjukkan nilai dengan tepat.

3.  Mudah dimengerti.

 Kelemahannya:

1.  Terbatas hanya pada satu titik saja.

2.  Spasi dapat menyesatkan.

c)        Bagan Pastel

Bagan pastel  (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari  pie  dapat menunjukkan bagian dari data.

Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut ini.

1. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya.

2.  Mudah dimengerti.

Kelemahannya :

1.  Penggunaannya terbatas

2.  Ketepatannya kurang

3.  Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik

PERANCANGAN INPUT

Merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah 

dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi 

yang dilakukan oleh organisasi.

Formulir adalah perangkat penting untuk mengendalikan aliran kerja dan digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi sering juga disebut Dokumen Dasar.

Tujuan perancangan input :
1. Membuat penyelesaian input yang mudah dan efisien
2. Menjamin input akan memenuhi tujuan yang diharapkan
3. Menjamin penyelesaian yang tepat
4. Membuat tampilan layar dan formulir yang menarik
5. Membuat input yang tidak rumit
6. Membuat tampilan layar dan formulir yang konsisten Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam DOKUMEN DASAR.. 1. Fungsi dari dokumen dasar a. Dapat Menunjukkan macam dari data b. Dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat c. Bertindak sebagai pendistribusian data d. Membantu pembuktian terjadinya transaksi e. Dapat digunakan sebagai back up 2. Petunjuk merancang dokumen dasar a. Kertas yang dipergunakan b. Ukuran dari dokumen dasar c. Warna yang digunakan d. Judul dokumen dasar e. Nomor dokumen dasar f. Nomor urut dokumen dasar g. Nomor dan jumlah halaman h. Spasi i. Pembagian Area j. Caption, yaitu Box caption,Yes no chech off caption, Horizontal check off caption, Checklist caption, Blocked Spaces caption, Scannable form caption. k. Instruksi dalam dokumen dasar. Merancang Formulir Empat garis pedoman untuk merancang formulir: 1.Membuat formulir mudah diisi, yaitu dengan memperhatika aliran formulir, pengelompokan tujuh bagian sebuah formulir, pembuatan judul. 2. Memastikan bahwa formulir akan memenuhi tujuan yang telah dibuat 3. Membuat formulir yang memastikan penyelesaian tepat. 3. Cara Mengurangi Masukan Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengurangi jumlah masukkan, cara yang dapat dilakukan adalah : 1. Menggunakan kode 2. Data yang relatif konstan disimpan di file induk 3. Jam dan Tanggal dapat diambil dari sistem 4. Rutin perhitungan dilakukan oleh sistem sumber: modul bsi dan sumber lain